Dokumentation

Problem: Die Zeit vernichtet Wissen

Ein Streitfall droht. Das Projekt liegt etwa drei Jahre zurück. Ihr Wissen über die Vorgänge damals entscheidet heute darüber, ob Sie Erfolg haben werden oder nicht. Ist die Dokumentation lückenhaft, ist entscheidendes Wissen meist schon verloren.

Lösung: Steuerung der Dokumentation

Die Antwort besteht in der zielgerichteten Steuerung der Dokumentation Ihrer Projekte. Langfristig können Sie Kosten einsparen, (Mehr-)Vergütung besser durch- und Projekte sogar effizienter umsetzen. Ein erster Einstieg folgt, Details können Sie über mein Seminar "Dokumentiert – aber richtig!?" erfahren.

Einzelheiten: Vorurteile verschließen den Blick auf Wesentliches

Das Vorurteil lässt uns glauben: "Wer schreibt, der bleibt". Auch beliebt ist "Das letzte Mal hatte ich alle Unterschriften, dennoch verloren, das nützt doch gar nichts".

Wer schreibt, der bleibt

Auf die Details kommt es an, manchmal ist weniger einfach mehr. Seitenweise schriftliche Auseinandersetzungen über irgendwelche Konfliktpunkte führen nicht dazu, dass die Abwicklung Ihres Auftrages oder Projektes leichter würde, nur zu einer dickeren Akte. Gegenseitige Zitate von Gesetzen oder Rechtsprechung führt auch zu nichts. Mehrfach wiederholte Drohungen, jetzt aber wirklich bald die Arbeit einzustellen, wenn der Punkt XY nicht geklärt würde, entwertet Ihre Position psychologisch nur zu einem "zahnlosen Papiertieger".

Alle Unterschriften, doch verloren

Unterschriften werden überschätzt. Eigentlich braucht man selbige nur selten, die tatsächliche Situation der Vertragsabwicklung hilft auch häufig weiter, Gerichte helfen Ihnen aber nur dann, wenn Sie die tatsächliche Situation von vor drei oder mehr Jahren auch darstellen können – daran scheitern die meisten Auseinandersetzungen.
Zudem: Durfte der, welcher unterschrieb, auch unterschreiben? Reicht ein Telefax? Hat der Unterzeichner wirklich das mit seiner Unterschrift gemeint, was heute daraus konstruiert wird? Fragen über Fragen, welche ständig Gegenstand von Zivilprozessen werden.
Unterschriften helfen zwar, sie sind aber kein Allheilmittel. Ohne übrige Dokumente reichen sie ohnehin nicht aus.

Was ist Dokumentation?

Dokumente sind nur Schreiben an den Vertragspartner usw? Nicht ganz, mit Dokumenten, mit der Dokumentation, meine ich etwas Anderes.
Ein Dokument ist die – nicht notwendig schriftliche, es reicht auch Text-, Bild- oder sonstige Gegenstandsform – dauerhafte Verkörperung einer Tatsache. Also auch die Bodenprobe, aus der man die Kontamination mit PAK ermitteln kann. Besonders wichtig ist das gerade dort, wo das flüchtige, mündliche Wort oder der noch flüchtigere Gedanke für später erhalten werden sollen.
Die Reihenfolge einzelner Dokumente in einer Akte ist selbst ein Dokument – für die Arbeitsweise des Sachbearbeiters.

Wie dokumentieren?

Am besten "intelligent", also niemals schematisch und auf den konkreten Fall ausgerichtet. Gerade im Baubereich kennen wir "Hinweise" und "Bedenken", die man zu äußern habe, möglichst gleich mit Hilfe eines dafür extra entworfenen – natürlich kostenpflichtigen – Formulars eines Fachverlages. Was auf und um die Baustelle gut und richtig ist, ist in anderen Vertragsverhältnissen auch richtig. Jedoch: Zwingt das Verlangen des Vertragspartners nach Information etwa zu ganz bestimmten Verhaltensweisen? Benötigen wir wirklich Formulare?

Formulare schaden meist mehr, als sie nützen. Zum Einen, weil der Mensch bequem ist. Wer ein Formular verwendet, glaubt gleichsam, jetzt könne nichts mehr passieren. Außerdem füllt er das Formular dann meist nicht einmal vollständig aus, erläutert nicht richtig – ihm selbst ist auch alles klar, nur dem Empfänger der Formularmitteilung leider nicht. Zum Anderen, weil Formulare meist auf § XY Bezug nehmen und eine notwendiger Weise knappe, damit unhöfliche Ausdrucksweise vorsehen. Da wird so mancher Adressat, des – ganz und gar nicht unfreundlich gemeinten – Hinweises alleine schon bei dem Anblick des Formulars ärgerlich, bevor er den Hinweis überhaupt gelesen hat. Und Ärger hindert die kooperative Kommunikation schon im Ansatz.

Intelligente Dokumentation richtet sich auf die konkrete Situation, den Horizont des Adressaten und möglicher zukünftiger Leser ein.